Urządzamy biuro – przewodnik dla początkujących

Pandemia mocno namieszała w strukturze zatrudnienia w Polsce. Po pierwszej fali zwolnień coraz większą popularnością zaczęło się cieszyć prowadzenie własnego biznesu – łatwego do założenia, dzięki prostym procedurom i możliwym do otrzymania dotacjom. Na początek zazwyczaj wystarczy komputer i dobry pomysł – jednak wraz z rozwojem działalności przychodzi czas na pomyślenie o odpowiednim biurze.

Planowanie

Jak każdą czynność związaną z prowadzeniem firmy, urządzenie biura najlepiej zacząć od planowania. Dzięki niemu uda się dokładnie ustalić swoje potrzeby – a dalsze kroki będą prostsze. Czy biuro ma być po prostu wygodnym miejscem do pracy? Dla ilu osób? Czy to również miejsce spotkań z klientami? Czy wymaga specjalnej infrastruktury? Nietypowych sprzętów biurowych? Uzbrojeni w odpowiedzi na te pytania przechodzimy do…

Lokalizacja

Ogromnie upraszczając, najpopularniejsze wśród niewielkich przedsiębiorców są trzy rozwiązania: biuro domowe, wynajmowane biurko lub pokój w przestrzeni współdzielonej i osobne biuro. Pierwsza opcja jest najtańsza, ostatnia najdroższa. Koszt wynajmu lub kupna biura można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – dobrze jest więc temat skonsultować ze swoją księgowością. Biuro domowe to najbardziej ekonomiczna opcja. Jeśli dysponujesz dodatkowym pokojem, spokojnie możesz go zaadaptować do pracy, a także wrzucić w koszta prowadzenia działalności część domowych rachunków. Płacisz właściwie jedynie za wyposażenie (o którym jeszcze sobie opowiemy). Wynajęcie przestrzeni co-workingowej wiąże się z miesięczną opłatą – z drugiej strony, to może być rozsądne rozwiązanie. Podobne miejsca zazwyczaj są już w pełni wyposażone – otrzymasz do dyspozycji biurko, wygodny fotel biurowy oraz możliwość taniego wynajmu salek konferencyjnych czy nieodpłatnego korzystania z niszczarki, skanera czy drukarki. Ostatnia opcja jest najdroższa, warto ją jednak rozważyć w przypadku większych działalności. Kupno lub wynajem własnego biura to zdecydowanie większe pieniądze, ale też ogromna elastyczność. Przestrzeń może odzwierciedlać charakter firmy a układ pomieszczeń dokładnie będzie odpowiadał potrzebom rozwijającego się biznesu. 

Urządzamy!

Niezależnie od naszego wyboru, musimy kupić lub upewnić się, że dostaniemy do dyspozycji cały szereg sprzętów. Po pierwsze, biurko. Biurko musi być odpowiednio duże, do naszych potrzeb. Jeśli rozstawiasz na nim jedynie laptopa i nie lubisz otaczać się rzeczami – to takie o szerokości 80 cm spokojnie wystarczy a nie zajmie wiele przestrzeni. W niektórych zawodach jednak trzeba na nim zmieścić kilka monitorów i miejsce notatki – wtedy warto poszukać czegoś większego. Małe wygodne biurko kupić można nawet za 300 zł – te większe, z otworami na przewody i wykonane z solidniejszych materiałów to nawet ponad 1000 zł.  Osobną kategorią są oczywiście drewniane biurka zabytkowe – mogące stać się Twoją wizytówką. Jednak przy koszcie ponad 3-4 tysięcy złotych może nie obejść się bez pożyczki online. 

Paradoksalnie, większym wydatkiem jest porządny fotel biurowy. Powinien być ergonomiczny i wygodny. Najlepiej z kubełkowym siedziskiem. W fotelu nieraz spędzisz ponad 8 godzin – dobrze zadbać o swój komfort. Proste krzesło biurowe w markecie można kupić nawet za 150 złotych. Prawdziwy fotel biurowy kosztuje nie mniej niż 1500 zł. 

Reszta wyposażenia biura jest mocno incydentalna. Oczywiście warto zadbać o kosz na śmieci. Niezbędna wydaje się również drukarka – nawet, jeśli nie drukujesz dużo i większość spraw załatwiasz online, to zawsze pojawi się konieczność wydruku kilku stron. Niezbędny jest również skaner – zwłaszcza biorąc pod uwagę, że coraz więcej spraw załatwia się online – a fizyczne dokumenty trzeba wysyłać właśnie w formie skanu. 

Warto również pomyśleć o niszczarce do dokumentów (lub zaznajomić się z kimś, kto ją ma). Małe firmy nie niszczą wielu dokumentów – ale nie warto ryzykować wyrzucania do śmietnika jakichkolwiek danych osobowych – grożą za to ogromne kary.

Ostatnim elementem są dodatki dekoracyjne. Zieleń w przestrzeni biurowej działa uspokajająco i pozwala ożywić każde pomieszczenie.